Analýza potrieb implementácie informačného systému pre materské školy

EduPage pre materské školy a ŠKD

Vzdelávanie je zamerané na inovatívne teoretické a praktické informácie z oblasti administratívnych kompetencií, potrebných pre vykonávanie administratívnej práce pedagogického zamestnanca materskej školy alebo školského klubu detí s využitím elektronickej triednej knihy, dochádzky a komunikácie v systéme EduPage.

Úvod

Digitalizácia sa stáva neoddeliteľnou súčasťou moderného vzdelávacieho procesu. Ministerstvo školstva Slovenskej republiky v rámci svojej stratégie digitálnej transformácie školstva do roku 2030 zdôrazňuje potrebu integrácie digitálnych technológií do všetkých úrovní vzdelávania. Program informatizácie školstva do roku 2030 a príslušný akčný plán stanovujú konkrétne kroky na podporu digitálnych zručností a kompetencií, ktoré sú nevyhnutné pre uplatnenie sa na trhu práce.

Vstupné informácie pre analýzu

V období od marca 2024 prebiehali rozhovory, stretnutia a porady s riaditeľmi materských škôl na základe ktorých bola definovaná potreba využitia nových moderných digitálnych nástrojov pre spracovávanie dokumentácie a komunikáciu v materských školách. Tiež bola stanovená potreba komunikovať elektronickou formou so zriaďovateľmi materských škôl a začať využívať dostupné nástroje e-govermentu pre spracovanie agendy škôlky a komunikáciu so štátom pomocou portálu slovensko.sk

Jednou z ťažiskových tém bola zmena zákona o predprimárnom vzdelávaní s ohľadom na nutnosť evidencie dochádzky žiakov a ospravedlňovania vymeškaných hodín u „predškolákov“ a to aj s ohľadom na novelu zákona umožňujúcu ospravedlňovať žiakov rodičom (maximálne do 7 dní u materskej školy). Táto situácia vyžaduje zvýšenú pozornosť, aby nedošlo ku porušeniu zákona a preto súčasné postupy sú nevyhovujúce a je potrebná elektronická evidencia pre zlepšenie prehľadu.

Z uvedených stretnutí tiež vyplynula potreba synergického zavedenia týchto nástrojov do praxe a to priamym nasadením kvalitného informačného systému vhodného pre materské školy v súbehu zo zaškolením zamestnancov (tak pedagogických ako aj nepedagogických) do obsluhy informačného systému. Medzi hlavné potreby boli zahrnuté kľúčové požiadavky a následne bol určený cieľ implementácie.

Podľa dostupných informácií, materské školy v zriaďovateľskej pôsobnosti mesta Prešov navštevuje viac ako 2551 detí. Podľa dostupných štatistík, v Prešove je približne 16,1 % rodín jednorodičovských z toho vychádza, že sa to týka viac 4 691 rodičov. V zriaďovateľskej pôsobnosti mesta Liptovský Mikuláš navštevuje materské školy 1 187 detí. Jednorodičovských rodín je podľa dostupných štatistík 15% rodín čo je dosah na viac ako 2 194 rodičov, alebo zákonných zástupcov.

Na základe uvedenej analýzy sa jedná o približne 6 885 rodičov na ktorých by mohol mať dopad pripravovaný vzdelávací program v mestách Prešov a Liptovský Mikuláš.

Potreby digitalizácie v materských školách

Administratívne povinnosti: Materské školy musia dodržiavať množstvo administratívnych povinností, ktoré sú dané zákonom. Digitalizácia týchto procesov môže výrazne znížiť časovú náročnosť a chybovosť pri spracovaní dokumentov.
Efektívna komunikácia: Komunikácia medzi učiteľmi, rodičmi a vedením školy je kľúčová pre hladký chod materskej školy. Digitálne nástroje môžu zlepšiť rýchlosť a kvalitu tejto komunikácie.

Výhody digitalizácie

Zlepšenie efektivity: Automatizácia administratívnych úloh umožňuje učiteľom a vedeniu školy venovať viac času priamemu vzdelávaniu detí.
Transparentnosť a sledovateľnosť: Digitálne systémy umožňujú lepšie sledovanie a dokumentovanie procesov, čo zvyšuje transparentnosť a zodpovednosť.
Prístup k informáciám: Učitelia a rodičia môžu mať jednoduchý prístup k dôležitým informáciám a dokumentom kedykoľvek a kdekoľvek.

Návrh riešenia: Informačný systém pre materské školy

Navrhujeme implementáciu komplexného informačného systému ascAgenda s webovým rozhraním EduPage, ktorý je dostupný na trhu a materská škola ho vie získať priamym zakúpením ročnej licencie v hodnote od 129€ (podľa veľkosti materskej školy) pričom konkurenčné systémy sú rádovo drahšie. Ďalším faktorom, ktorý bol významný pri rozhodovaní o konkrétnom informačnom systéme je možnosť prepojenie agendy materskej školy priamo na informačný systém zriaďovateľa. V našom navrhovanom riešení sa zameriavame hlavne na nasledujúce funkcie:

Administratívny modul

EduPage ponúka širokú škálu funkcií na automatizáciu administratívnych úloh, ktoré môžu výrazne zjednodušiť každodenné činnosti v materských školách:

Evidencia dochádzky: Učitelia môžu jednoducho zaznamenávať prítomnosť detí pomocou mobilnej aplikácie alebo počítača. Systém automaticky generuje prehľady dochádzky, ktoré sú dostupné pre rodičov a vedenie školy
Spracovanie platieb: EduPage umožňuje správu platieb, vrátane zasielania upozornení rodičom, importu platieb z bankových účtov a automatického párovania platieb. Tento systém výrazne znižuje administratívnu záťaž spojenú s finančnými transakciami
Generovanie reportov: Systém automaticky generuje rôzne typy reportov, ako sú prehľady dochádzky, finančné reporty a ďalšie administratívne dokumenty. Tieto reporty sú ľahko dostupné a môžu byť zdieľané s relevantnými stranami

Komunikačný modul

EduPage poskytuje robustné nástroje na zlepšenie komunikácie medzi učiteľmi, rodičmi a vedením školy:

Zasielanie správ: Učitelia a vedenie školy môžu jednoducho zasielať správy rodičom a ostatným zamestnancom školy. Systém podporuje zasielanie individuálnych aj hromadných správ, čo zlepšuje rýchlosť a efektivitu komunikácie
Zdieľanie dokumentov: EduPage umožňuje zdieľanie dokumentov, ako sú učebné plány, oznámenia a ďalšie dôležité informácie. Rodičia a učitelia majú prístup k týmto dokumentom kedykoľvek a kdekoľvek
Organizovanie stretnutí: Systém podporuje plánovanie a organizovanie stretnutí medzi učiteľmi, rodičmi a vedením školy. Učitelia môžu jednoducho naplánovať konzultácie s rodičmi a zdieľať potrebné informácie pred stretnutím

Implementácia týchto modulov v materských školách môže výrazne zlepšiť efektivitu administratívnych procesov a kvalitu komunikácie, čo prispieva k lepšiemu vzdelávaciemu prostrediu pre deti.

Porovnanie

Funkcia	eŠkola	EduPage
Administrácia a agenda	Uzavretý systém bez možnosti priameho prístupu zriaďovateľom ku dátam	Komplexné riešenie administrácie agendy pre materské školy vrátane napojenia na zriaďovateľa a e-goverment
Komunikácia	Automatická komunikácia s RIS Neobsahuje modul na komunikáciu s rodičmi	Automatická komunikácia s RIS a zriaďovateľom Komunikácia s rodičmi a žiakmi
Prepojenie so službami	Škola na webe	Integrácia s rôznymi školskými systémami
Evidencia žiakov	Evidencia žiakov, export údajov	Evidencia žiakov, dochádzka, žiadosti, spisy a opatrenia, import a export údajov
Štatistiky a výkazy	Štatistické výkazy	Štatistiky, analýzy a reporty
E-learning	Nie	Áno, vrátane testov a domácich úloh
Mobilná aplikácia	Nie	Áno, pre učiteľov, rodičov a žiakov
Podpora a aktualizácie	Pravidelná aktualizácia a hotline	Pravidelné aktualizácie a podpora
Import a export údajov	Import z XLS, export do e-Test	Import a export rôznych formátov
Plánovanie a prípravy	Nie	Tematické plány, prípravy na hodiny vrátane video obsahu.

Oba programy ponúkajú rôzne funkcie, ktoré môžu byť užitočné pre školy, učiteľov a administrátorov. EduPage má širšiu škálu funkcií, najmä v oblasti e-learningu a mobilnej dostupnosti, zatiaľ čo eŠkola sa zameriava na administratívne úlohy a komunikáciu s RIS, ktorú ponúka aj EduPage s rozšírením o digitálny archív a prepojením na služby štátu (e-Goverment).

Implementácia

Príprava prostredia: V súčasnej dobe na základe získaných poznatkov prebieha príprava simulovaného prostredia priamo v prostredí webovej aplikácie EduPage, ktoré bude pokrývať potreby materských škôl. V tomto simulovanom prostredí bude možné riadeným tréningom vzdelávať zamestnancov materských škôl. Umožní vyskúšať všetky potrebné úkony pre reálnu prevádzku informačného systému formou riešenia prípadových štúdií zameraných najmä na:

Nastavenie vyučovacej hodiny pre MŠ, alebo ŠKD
Tematické plány – vytvorenie štruktúry so zameraním sa na jednotlivé činnosti (pohybová, oddychová a pod.)
Prípravy na hodinu – uloženie digitálneho obsahu (Texty, pracovné listy, prezentácie, audio a video obsah napr. z youtube) priamo ku témam v tematických plánoch, zálohovanie materiálov a použitie obsahu na hodine.
Evidencia dochádzky žiakov pomocou elektronickej triednej knihy
Tvorba interaktívnych testov pre potreby opakovania učiva
Správa knižnice materiálov, dokumentácie a výkazov v elektronickej podobe
Osobné rozvrhy učiteľov a vychovávateľov, suplovanie, dozory
Obsluha modulu platby a evidencie
Informované súhlasy zákonného zástupcu, ankety, hlasovanie a komunikácia s rodičmi

Vytvorenie študijných materiálov: Pre potreby vzdelávania zamestnancov materských škôl vytvárame jedinečné študijné materiály, ktoré obsahujú digitalizovaný študijný obsah pokrývajúci potreby materských škôl vo forme ucelených postupov pre riešenie konkrétnych situácií (prípadových štúdií) a interaktívne videá, ktoré simulujú konkrétne činnosti. Tento obsah bude poskytnutý zamestnancom materských škôl počas vzdelávania. Zostáva dostupný aj po skončení ako pomôcka pre riešenie vzniknutých situácií počas reálnej výučby. Obsah bude priebežne aktualizovaný aj s ohľadom na neustále sa meniacu legislatívu v školstve.

Vzdelávanie zamestnancov: Zamestnanci prejdú školením na simulovanom prostredí, ktoré bude za týmto účelom vytvorené. V ďalšej etape dôjde k implementácii systému do prostredia materských škôl a budú prebiehať konzultácie so správcami systému a vedením materských škôl s ohľadom na individuálne potreby každej materskej školy. Priebežne v školskom roku 2024/2025 bude systém uvedený do plnej prevádzky, aby pokrýval všetky identifikované nedostatky a potreby.

Konzultácie a workshopy: Navrhujeme osobné konzultácie pri zavedení informačného systému EduPage do praxe, ktoré zefektívni a zaškolia administratívnych a vedúcich pracovníkov do riadenia informačného systému materskej školy.

Záver

Digitalizácia pracovného prostredia v materských školách na Slovensku prináša množstvo výhod, ktoré môžu zlepšiť efektivitu, transparentnosť a kvalitu vzdelávacieho procesu. Implementácia informačného systému na riadenie a prevádzku materskej školy je kľúčovým krokom k dosiahnutiu týchto cieľov.